Articles

Structures, process, approbation

Sur ce sujet,  tout est question d’expérience,… et nous avons été exposés à de multiples cas.

Il est à noter que, dans ce domaine tout particulièrement, la liste des causes de dysfonctionnement est en fait assez courte, et que les mêmes causes produisent en général les mêmes effets.

  • Les structures doivent être évaluées à l’aune de la compétence et de l’expérience des équipes mises en place…. et des deux côtés.Les remettre en question lorsque des changements importants ont eu lieu dans les équipes est souvent salutaire.
  • Les process doivent également tenir compte du niveau de compétence et d’expérience observé de part et d’autre.
  • La procédure d’approbation des décisions joue un rôle–clé par rapport à la contrainte « délai ».

          Elle doit être claire et stable, et l’équilibre est parfois difficile à trouver entre sécurité et agilité.

 Nous connaissons un grand annonceur européen qui en est à chercher des solutions logicielles pour accélérer les procédures d’approbation, le nombre de décisions à faire valider augmentant de façon quasi exponentielle avec la mise en place d’outils de communication digitaux, où l’ajustement est quasi permanent.

La gestion du Scope of Work

Même si la traduction existe (le « périmètre du plan de charge »),  le mot anglais « Scope of Work » est très utilisé tel quel dans la profession. Sa gestion est au coeur du sujet de l’efficacité.

Un très grand nombre des problèmes rencontrés par les agences est lié à un Scope of Work donné par l’annonceur mal construit, pas assez précis, peu ou pas phasé, voire incomplet, qui gêne l’agence pour affecter les ressources adéquates, et conduit à la fois à une sous-performance,  à de longues discussions, à des retards dans les opérations …et souvent à des demandes par l’agence de rémunérations supplémentaires, ….source récurrente de conflits.

Complets, mis au point sur le terrain, nos outils de Scope of Work vous aident à  définir avec précision les informations indispensables, utiles, clairement présentées, à transmettre à l’agence.… et celles, peu pertinentes, qui encombrent et alourdissent inutilement ce brief.

Résultat : des « Scope of Work » mieux structurés, plus précis, mieux validés, mais surtout plus opérationnels.