Comprendre son agence

On a souvent peur de ce qu’on a du mal à comprendre, et on peut être très maladroit…. ou avoir un comportement très contre-productif.

Bien connaitre le modèle économique des agences, mais aussi leurs métiers, leur culture, leurs tribus, leurs crédos, leurs contraintes, leur « ressenti » avec les clients, sont des éléments déterminants du management du partenaire.  Parfois, le management client n’a pas eu le temps de transmettre aux juniors les « ficelles du métier ». Et puis il y a « les phrases qui tuent ». Par un atelier spécifique, fondé sur des années de vécu avec des clients de toute taille, nous assurons alors cette acculturation, d’une efficacité redoutable, notamment auprès des  jeunes équipes marketing.

Préparer la sélection des agences

Identifier les enjeux et objectifs de la nouvelle sélection.

Quelles  sont vos priorités? Qu’a-t-il avant tout manqué dans votre expérience avec votre précédente agence? Que ne souhaitez vous surtout pas revivre?  L’agence est-elle seule responsable des difficultés rencontrées?

 

Pendant cette phase, vous devrez aussi :

  • Travailler sur le brief de la compétition (contenu, livrables, calendrier) et être lucide sur la date à laquelle il sera vraiment prêt.
  • Faire une réflexion préliminaire sur les aspects rémunération souhaités, en tirant parti de l’expérience récente.
  • Définir avec soin le Scope of Work de la future agence.

Construire une short list

Objectif : éliminer 2 fois l’effet notoriété spontanée qui peut être un vrai biais,  et sélectionner par étape sur des faits vérifiés plutôt que sur des « images ».

Ceci passe par 3 étapes :

LA LONG LIST

  • En fonction des critères de sélection retenus,  notre Base de Données est interrogée, débouchant  sur une première « Consideration list » avec un classement initial des meilleures agences selon les critères de sélection retenus. En sus des « faits durs » concernant les agences, nous nous posons d’entrée la question de la compatibilité culturelle.
  • Le consultant peut alors vérifier certaines informations, en général en aveugle vis-a-vis de l’annonceur
  • Cette liste est proposée par le consultant, puis validée par le client, qui peut bien sûr avoir son input propre.
  • On retient alors la LONG LIST : de 8 à 12 agences maximum, selon les cas, les meilleures de la « considération list ».
  • Il leur est envoyé la demande d’information (RFI) élaborée sur la base des critères pour qu’elles puissent, sous 7 à 10 jours, fournir un dossier de sélection spécifique.

Nous avons construit des convictions sur le contenu de ce dossier de sélection  qui doit à notre avis comporter des éléments précis qui ont fait leur preuve, tels la Note de Motivation.

Cette étape débouche, par élimination, sur la Medium List

LA MEDIUM LIST

  • Elle comporte 5 ou 6 agences maximum
  • Le tri se fait à travers une phase d’interview de l’agence, traditionnellement appelée « Chemistry meeting »

Nous savons comment organiser ces rencontres (lieu, participants, durée, contenu) pour à la fois éviter le « saut dans le vide » pour l’agence et permettre à l’annonceur de voir à l’oeuvre la culture opérationnelle de l’agence.

  • Cette étape débouche, par élimination, sur la Short List

LA SHORT LIST

  • Les agences short-listées reçoivent le brief client et effectuent les épreuves de sélection retenues ( voir infra)
  • 4 agences maximum en short-list pour limiter les ressources engagées et assurer la motivation des participants.

Méthodologie de choix

Il est important de choisir une méthodologie de choix adaptée, selon votre problématique spécifique…et l’urgence de votre agenda, et de la conduire avec rigueur.

On distingue deux grands types de procédures de sélection :

A- La compétition d‘agences (le « creative pitch »)

Alimentée par un brief complet et un scope of work précis, c’est la  réponse  directe de l’agence au problème posé : une solution stratégique et créative, dont les annonceurs sont d’autant plus friands que l’origine de la sélection est souvent  un problème stratégique ou créatif non résolu par l’agence en place,  d’où l’urgence ressentie de se voir présenter des solutions.

Les avantages de cette procédure sont patents :

  • bénéficier de plusieurs regards neufs et croisés
  • bénéficier d’un éventail de propositions concrètes
  • partir avec une agence, une stratégie et une proposition créative qui a séduit
  • Et tout cela est quasiment gratuit …

Quelques points clés d’une compétition réussie.

  1. Bien définir le périmètre de la consultation  (le « scope of work », les livrables.
  2. Respecter l’équilibre entre le temps donné pour travailler et le scope of work demandé
  3. Faire une réunion de débrief  sous huit jours
  4. Organiser à mi-parcours un point intermédiaire (Réunion de cadrage)
  5. Etre attentif aux conditions matérielles des présentations

Mais les inconvénients sont également nombreux…. d’où une autre approche possible.

B- L’Atelier  (Workshop)

Les inconvénients du « creative pitch », mais aussi la volonté de gagner du temps et d’économiser les ressources mobilisées, conduisent à considérer un autre process de sélection :  lAtelier (Workshop).

Il est surtout utilisé en B2B, en RP et en corporate. Il est proche de la procédure de «dialogue compétitif » des appels d’offre publics)

Les points-clé de l’approche atelier:

  • L’atelier ne reprend pas le process du pitch (briefing, travail en solitaire de l’agence, présentation finale etc…)
  • Il se structure autour d’une ou 2 séances de travail en commun entre l’équipe client et l’équipe agence, suivant le planning/process proposé par l’agence, avec un input client important et continu.
  • Il n’y a pas de brief complet finalisé, mais un brief de départ assez ouvert, avec un budget souvent plus ouvert. Ce brief sera amélioré/complété par l’apport de toutes les agences participantes à la suite du 1er round de réunions.
  • Le second round doit permettre de choisir l’agence retenue, celle avec laquelle on a le mieux travaillé et avancé.
  • La « chemistry »avec l’équipe client est vraiment testée. Les progrès sont communs et partagés.

C’est une vérification professionnelle en temps réel  des capacités de l’agence et de votre entente avec elle.

Décision finale

1- Une grille de sélection est nécessaire pour un choix raisonné et construit. Bien entendu nous vous aiderons à en définir les blocs-clé, les critères, ainsi que leur pondération.

  • Notre expérience: éviter « l’usine à gaz », entrainant une forte redondance/auto-corrélation des scores, et limiter la complexité.
  • S’appuyer avant tout sur les livrables-clé, dont la stratégie, évidemment.
  • La partie financière doit-elle être dans la grille ? Nous pensons que non, car le choix doit s’effectuer sur le fond, avant d’être optimisé par la partie négociation financière.

2- La gestion « live » du jury est un art plus difficile qu’il n’y paraît.

Nous avons mis au point une procédure spécifique qui permet de bien cerner à chaud l’opinion du groupe en tant que groupe, opinion qui viendra éclairer très utilement la décision finale… lorsque la hiérarchie reprendra ses droits.

3- La décision appuyée par des tests

  • Dans d’assez nombreux cas, des tests sur les propositions créatives des agences sont effectués : c’est légitime, mais à notre avis ne doit pas servir à orienter le choix de l’agence.
  • Est-il raisonnable de choisir son agence sur un test de campagne, sachant que la compétition vise à choisir une équipe avec laquelle on se sent en confiance, avec la bonne stratégie ?
  • Si la création testée ne fonctionne pas complètement, l’agence que vous avez choisie en développera une autre, en bénéficiant de tout votre apport à ses côtés,…. et des résultats des tests.

4- La décision « financière »

  • La décision finale intégrant la proposition financière des compétiteurs  est une approche courante, surtout en ces temps de rigueur budgétaire et de priorité « ROIste »
  • L’expérience du consultant permettra de faire un benchmark et de faciliter la comparaison des propositions.
  • Demander une proposition financière sur un « Scope of Work » est légitime et très utile, à condition que ce SoW soit précis.
  • Il nous paraît essentiel de juger sur le fond avant de faire intervenir ces propositions financières dans le choix final.
  • Notre expérience nous a montré que, si le SoW est bien défini et bien compris, les écarts entre les propositions sont en général relativement faibles.
  • Des écarts très forts doivent inquiéter et conduire à se poser des questions sur la clarté du SoW.
  • Nous n’avons jamais vu le gagnant initial de la sélection refuser une négociation – raisonnable et justifiée- de sa proposition financière, et perdre ainsi la compétition.
  • Par contre, nous avons vu plusieurs fois un choix d’agence fait sur une proposition financière très alléchante se retourner contre le client, la différence venant avant tout d’un malentendu sur le Scope of Work, ou d’une proposition financière à haut risque, finalement intenable par l’agence.
  • Il existe plusieurs exemples retentissants sur ce sujet dans les compétitions d’agences media.

La sélection d’agences, de quoi parle-t-on ?

Choisir une nouvelle agence est un exercice complexe, délicat, avec un facteur risque non négligeable. (« On sait ce qu’on a … »)

Faire ce choix de façon professionnelle implique de passer par des étapes construites, contrôlées, en optimisant les détails à chaque étape.

Notre expérience : réduire le risque nécessite 5 étapes-clé, qui s’étendent en moyenne sur 10 semaines pour un process classique de sélection par compétition,  sur 5/6 semaines pour une approche de sélection par atelier, et dont le succès est intimement lié à un management attentif. Les pièges sont nombreux et les détails sont importants.

En parfaite collaboration avec les équipes marketing et le département achat des annonceurs, nous pouvons vous accompagner  de façon souple uniquement pour certaines  de ces étapes ou pour leur intégralité, avec un business model construit sans aucune rémunération  des agences de quelque nature que ce soit (ni abonnement, ni visibilité payée, ni success-fee), assurant ainsi transparence,  impartialité et neutralité.

Améliorer les briefs

Contexte et enjeux

Selon de nombreux observateurs, la qualité des briefs est en baisse sensible depuis quelques années, conséquence d’un triple phénomène :

1.     réduction des effectifs et juniorisation des équipes marketing,

2.     élargissement de l’écosystème d’agences pour les annonceurs, qui conduit à multiplier les briefs

3.     accélération de l’urgence, réelle ou ressentie, des problématiques marketing à traiter par la communication

Nos références :

Nous avons été exposés à plus de 500 briefs et suivis opérationnellement environ 150 d’entre eux pour avoir conduit directement jusqu’à son terme la mission de sélection d’agence les concernant. Cette expérience est précieuse et unique ….car aucune école de marketing et très peu de jobs conduisent à être exposé à tant de briefs différents de tous secteurs, de toutes natures, de tous sujets… et de toutes qualités.

Ce que l’expérience nous a appris : 

a.    Un brief a souvent la campagne qu’il mérite.

b.    Un brief oral n’est pas un brief, l’oral permettant des contradictions internes et un manque de précision que l’écrit ne permet pas.

c.    Un jour de plus passé par le client sur un brief, pour clarification et approfondissement, c’est souvent plus de 2 semaines de gagnées dans le travail de l’agence, les premiers retours créatifs ne servant pas à simplement corriger le brief….

d.    Ce n’est pas le poids du brief exprimé en pages qui compte mais sa « densité », celle de la réflexion qu’il exprime.

e.    Briefer c’est choisir : une priorité, pas 10 priorités….

f.      Cœur du brief : le problème à résoudre: 1 phrase clé suffit, si elle est longuement réfléchie, pertinente, pointue.

g.    Un brief doit dire « où » il faut aller, mais jamais « comment » y aller, sous peine de voir ces propositions avoir beaucoup de chances de rester lettre morte….

Notre approche

A travers des ateliers spécifiques, nous saurons entrainer vos équipes marketing  à améliorer leurs briefs, pour des résultats opérationnels rapides.

Nous pouvons aussi  vous aider sur ce sujet crucial à travers des solutions-conseil

  1. faire une critique constructive de votre brief,  revoir des formulations pour plus de clarté,  débusquer les éventuelles contradictions, vous indiquer les éléments qui nous semblent manquer, mais aussi éventuellement ceux qui encombrent le brief sans grande utilité.
  2. assurer la validation interne du brief  par rapport aux décideurs finaux….et éviter bien des déboires ultérieurs.
  3.  prendre en charge l’intégralité de l’écriture du brief selon des étapes-clé structurées
  • lecture  d’un corpus de documents
  • interviews  et consultation de partie-prenantes
  • synthèse et rédaction